Rettet die Protokolle
Seit dem 15.05.2002 [sic] findet die Digitalisierung langsam Einzug in die politische Arbeit in Unterhaching. "5. Sitzung des Gemeinderates" lautet der Name der Versammlung, die als erstes im Rats- und Informationssystem gespeichert wurde. Dokumentiert ist die Beschlussvorlage zur Beschilderung einer Autobahnausfahrt. Einstimmig angenommen.
Während die damals beschlossene Beschilderung inzwischen Spuren der Zeit trägt, zeigt das digitale Ratsinformationssystem keinerlei Ermüdung – es füllt sich unaufhörlich mit neuen Beschlüssen, Einladungen und Protokollen. 988 Sitzungen sind es Stand heute.
Die Sitzungsprotokolle der letzten 4 Jahre waren Grundlage meiner Recherche zu den Fehlzeiten von aktuellen Gemeinderatsmitgliedern.
Sebastian Kiunke
Dabei sind mehrere Dinge aufgefallen:
- Die Art der Berechnung und Dokumentation von Fehlzeiten wurde im Laufe der Zeit verändert. Dadurch lassen sich die Protokolle nicht unmittelbar miteinander vergleichen. Ein entsprechender Hinweis hierzu fehlt jedoch und wurde erst im Nachhinein deutlich.
- Protokolle fehlten aus unerklärlichen Gründen in ca. 15% der abgefragten Sitzungen.
- Nach §44 Absatz 3 müssten die im Tagesordnungspunkt ‚Bürgerfragen‘ gestellten Fragen und Antworten im Protokoll dokumentiert werden. Aufgrund von Datenschutzbedenken wurde jedoch darauf verzichtet. Dadurch finden sich keinerlei Fragen – auch kritischer Natur – in den Unterlagen; sie blieben auf den Rahmen des Sitzungssaales beschränkt.
Unser Beitrag
Was wir im Rahmen des Unterhaching digital e.V. erwirkt haben
Fehlende Protokolle: Im Vorfeld wurde eine Auswahl an Sitzungen mit fehlenden Protokollen oder Dokumenten an das zuständige Personal weitergeleitet. Bei weiteren Recherchen, insbesondere den Finanzausschüssen, sind weitere Lücken aufgedeckt worden. Auf Nachfrage wurde versichert, dass es sich dabei nur um ein Problem mit der Freischaltung handelt.
Die Sitzungen sind numerisch durchnummeriert und enthalten in der jeweiligen POST-Anfrage einen Status zu hochgeladenen Dokumenten. Diese können nach einem „Protokoll (öffentlich)“-Tag gefiltert werden, da das Dokument immer gleich benannt ist. In einem Python‑Script wird über alle 988 Elemente iteriert und die Informationen in einer CSV‑Datei gespeichert.
Die Thematik wird weiter beobachtet und überprüft, ob die fehlenden Protokolle noch freigeschaltet / hochgeladen werden. Zur Transparenz nachfolgend die .csv-Datei für jeden zum Selbstüberprüfen.
Undokumentierte Bürgerfragen: Auf Nachfrage bei der zweiten Bürgermeisterin wurde versichert, dass intern auf die Problematik aufmerksam gemacht wurde und eine Durchsetzung der Protokollierung, sowohl der Fragen, wie auch Antworten des Bürgermeisters oder eines Gemeinderatmitgliedes erfolgen wird.
Auch wenn bereits seit über 20 Jahren im Ratsinformationssystem dokumentiert wird, läuft noch nicht alles rund. Vor allem in der Verlässlichkeit der Informationen und der Durchsetzung der Geschäftsordnung im Thema Protokolle und Dokumentation hat die Gemeinde noch Verbesserungspotential.
Protokolle können auch noch Jahrzehnte später Schlüsselinformationen zu wichtigen Entscheidungen enthalten und müssen daher in Konformität und Vollständigkeit vorhanden sein und der Bevölkerung zur Verfügung gestellt werden.